I landbruket har me fokusert lite på å styre økonomien på garden og landbruksføretaka etter budsjett. Utgangspunktet har vore at dersom du arbeidar hardt og godt, og du er nøktern med investeringane, så skal det gå deg vel som bonde. Dette er gode prinsipp i all næringdrift, kort sagt sunt bondevit.

Gardsdrift treng styring
Men korleis styrer me økonomien i dei åra det må gjerast større investeringar. Eller som ny gardbrukar utan erfaringstal for eiga drift, eller når økonomien er uoversikteleg og stram? Korleis måle utviklinga løpande gjennom året når du vil tene meir i produksjonane på garden, eller når nokre 10-ører pr. kg eller liter betyr +/- kr. 200.000 på botnlinja?

I eit utviklingsprosjekt i Klepp Rekneskapslag har me sett fokus på budsjett og aktiv bruk av rekneskapet i styringa av økonomien i føretaket. Dette skal gje deg tryggheit i drifta, du skal ta styringa over økonomien og du skal sette ambisjonar for innteninga på garden. Altså, du skal løpande gjennom året ha kontroll på korleis økonomien utviklar seg mot eit på førehand definert budsjett. Dermed kan du ta grep tidleg dersom produksjonen ikkje går som forventa, og du kan justere drifta, endre på planlagte investeringar, vedlikehald og ferie/fritid innafor året. Du skal sjølvsagt også nytte budsjettet til å utfordre deg sjølv og dine fagrådgjevarar til å sette klare mål for drift og inntening på garden.

Gardbrukaren setter premissene
Budsjettet vert laga gjennom interessante diskusjonar mellom deg og din økonomirådgjevar. Det vert laga ut frå mengde * pris. pr. periode. Altså kor mange liter mjølk * pris pr. liter pr. 1, 2 eller 4. månader. Me må altså ha tal på kor store mengder som skal produserast til kva tid på året, og til kva pris. Her vil eventuelt produsentrådgjevaren kunne bidra. Tabell 1 viser budsjett og rekneskap pr. 2 månader for eit bruk med mjølke- og storfekjøttproduksjon.

For faste kostnader, dvs. kostnader til maskinar, bygningar, anna vedlikehald, elektrisitet osv., vil tala for fjoråret vera eit godt utgangspunkt. Me må ta omsyn til om det skjedde noko spesielt i fjor som det må justerast for, og kva som det er planlagt å gjera neste år av vedlikehald og reparasjonar. Ein del av dei faste kostnadene kjem til nok så regelmessige tidspunkt, men reparasjonar må takast umiddelbart for å halde garden operativ. Difor vil me oppleve at me ikkje nødvendigvis treff rett periode med alle dei faste kostnadane, det viktigaste er å treffe kva nivå dei skal ligge på, jf. tabell 2.

Budsjett krev oppfølging
Eit budsjett som bare ligg i skuffa har liten nytteverdi. Me må få det til å verte eit nyttig styringsverktøy. Fylgjande er viktig for å lukkast:

1. Rekneskapet må oppdaterast regelmessig, t.d. kvar 2. eller 4. månad. Dette betyr at alle bilaga må leverast regelmessig til bokføring, elles får me ikkje det heile og korrekte biletet av utviklinga
2. Så må rekneskapet for siste periode sjekkast mot budsjettet. Er det avvik? Kvifor det? Korleis kan me forklare desse? Nokre gonger er det enkle svaret at inntekter og utgifter kjem i ein annan periode enn budsjettert. Det viktige er difor å fokusere på meir grunnleggjande avvik.
3. Når rekneskapet spriker negativt i forhold til budsjettet må dette få konsekvensar, elles er det jo ingen grunn til å drive med dette. Fyrst må me vurdere kor alvorleg avviket er, så kva konsekvensar dette vil kunne få for økonomien, og til slutt kva tiltak som må settast i verk for å rette opp situasjonen.

God oversikt over den økonomiske utviklinga
Me nyttar altså rekneskapet som temperaturmålar på om økonomien for garden utviklar seg som planlagt/budsjettert gjennom året. Dette skal din økonomirådgjevar bidra til å få fram informasjon om, og rådgjevaren skal vera din diskusjonspart i tolkinga av tala. Så må du som bedriftsleiar omsette talforståinga til handling på garden.

Tabell 3 viser at resultatet for dei åtte første månadane er langt betre enn budsjettert. Forklaringane her ligg både på høgare inntekter frå gris, samt lågare varekostnader og faste kostnader enn budsjettert.

Konklusjon
Rekneskap og budsjett er altså viktige styringsreiskap til drift av garden/føretaket ditt. Du vil få ein meir spennande kvardag når du set ambisjonar og mål for innteninga framover. Og du vil få større tryggheit og betre styring av drifta når du har kontroll med utviklinga av botnlinja gjennom året.